How the new “Safer at Home” orders affect Oxy

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To the Oxy Community,

As you know, late Thursday Los Angeles Mayor Eric Garcetti and Gov. Gavin Newsom ordered all residents to stay at home through April 19 to limit the spread of the COVID-19 coronavirus. Educational institutions such as Occidental are considered essential institutions that can remain open. The purpose of this message is to elaborate on our previous communication by providing greater clarity as to how these orders impact staff and faculty at Occidental.

To ensure its continued operation, the College recognizes that there are many critical functions that cannot be done remotely. Outside of these functions, anyone who can work at home, should work at home. By working at home, we can help protect the health and safety of those remaining on campus by limiting their exposure to others.

We also recognize that some people who have the ability to work remotely, may find working on campus more efficient or easier. Unless your supervisor directly indicates that you need to be in the office, we ask that you work remotely for the time being. If you need any accommodation or equipment to accomplish your work off campus, please contact your supervisor or department vice president. Vice presidents will continue working with supervisors to establish priorities and scope of work.

Here is a summary of those departments whose operations will require at least some employees to be present on campus to ensure the continued operation of the College.

• Academic Affairs - Class instruction for remote learning will continue through the end of the semester. Dean Sternberg has communicated with faculty and academic affairs personnel regarding the limited essential instances where they should come to campus. In support of remote teaching and learning, ITS and the Library/CDLA will determine which of its functions require on-campus staffing.
• ITS and Card Services, particularly those supporting College operations and remote teaching and learning.
• Dining Services (only the Marketplace is open)
• Postal Operations Center
• Bookstore (to provide students with over-the-counter medications, laundry detergent, other essential personal items that would otherwise require a trip off campus)
• Facilities Management (a new revolving schedule goes into effect on Sunday)
• Residential Education and Housing Services (REHS) professional staff, who serve in the Student Affairs on-call duty rotation, are considered essential and will continue to reside in their on-campus residences.
• Campus Safety
• A number of administrative offices are operating primarily remotely, with a limited number of staff reporting in person to facilitate essential in-person duties (while also practicing appropriate social distancing). These offices include, but are not limited to: Admission & Financial Aid, Business Office, Human Resources, Institutional Advancement, Marketing & Communications, Office of the President.
• Emmons Wellness Center is now moving to a telehealth and telecounseling model, and will be able to serve the health and wellness needs of our students through this structure. 

This is not an exhaustive list of every office of the College, and guidance may change as conditions and/or regulations change.

We want all employees to know that we regard your health as a top priority. If you have any concerns about your working conditions, or questions about this policy, we urge you to communicate them to your supervisor or HR so they can be addressed.

We intend to fully comply with each new public health order that comes from local and state officials regarding the coronavirus. These orders are essential for our safety and that of the community around us.  At the same time, we recognize that these rules create new challenges for all of us. The commitment of the Oxy community to our educational mission, the flexibility and creativity you have shown, and the long hours everyone has put in—even while everyone copes with the needs of their own households, families and friends—has been exemplary and inspiring. Thank you for rising to meet the challenges of a moment that has been overwhelming to all of us.

Please take care of yourselves.
President Jonathan Veitch

 

A la comunidad Oxy,

Como es de su conocimiento, el jueves por la tarde, el Alcalde de Los Ángeles, Eric Garcetti, y el Gobernador Gavin Newsom ordenaron a todos los residentes quedarse en casa hasta el 19 de abril para limitar la propagación del coronavirus COVID-19. Las instituciones educativas como Occidental se consideran instituciones esenciales que pueden permanecer abiertas. El propósito de este mensaje es profundizar en nuestra comunicación anterior a fin de proporcionar una mayor claridad en cuanto a cómo esta disposición afecta al personal y al profesorado de Occidental.

Para asegurar su funcionamiento continuo, el Colegio reconoce que hay muchas funciones fundamentales que no se pueden realizar de forma remota. Fuera de estas funciones, cualquier persona que pueda trabajar en casa, debe trabajar en casa. Al trabajar en casa, podemos ayudar a proteger la salud y la seguridad de las personas que permanecen en el campus limitando su exposición a los demás.

También reconocemos que algunas personas con la posibilidad de trabajar de forma remota, pueden considerar que trabajar en el campus es más eficiente o más fácil. A menos que su supervisor le indique directamente que necesita estar en la oficina, le pedimos que trabaje de forma remota por el momento. Si necesita alguna adaptación o equipo para realizar su trabajo fuera del campus, comuníquese con su supervisor o vicepresidente del departamento. Los vicepresidentes continuarán trabajando con los supervisores para establecer prioridades y alcance de trabajo.

Aquí hay un resumen de aquellos departamentos cuyas operaciones requerirán que al menos algunos empleados estén presentes en el campus para asegurar el funcionamiento continuo del colegio:

• Asuntos Académicos - La instrucción de dar las clases en línea continuará hasta el final del semestre. La Decana Sternberg se ha comunicado con el personal docente y de asuntos académicos respecto a los únicos casos esenciales por los que deben venir al campus. En apoyo a la enseñanza y aprendizaje a distancia, ITS y la Biblioteca/CDLA determinarán cuáles de sus funciones requieren personal en el campus.
• ITS y Servicios de Tarjetas, particularmente aquellos que apoyan las operaciones del Colegio, así como la enseñanza y aprendizaje a distancia.
• Servicios de comidas (sólo la cafetería está abierta)
• Centro de Operaciones Postales
• Librería (para proporcionar a los estudiantes medicamentos de venta libre, detergente para ropa, otros artículos personales esenciales que de otro modo requerirían un viaje fuera del campus)
• Administración de Instalaciones (Facilites) - Un nuevo horario rotatorio entra en vigor el domingo 3/22.
• El personal profesional de Educación Residencial y Servicios de Vivienda (REHS, por sus siglas en ingles), que es parte de la rotación de guardia del Departamento de Asuntos Estudiantiles, se considera esencial y seguirá residiendo en sus residencias en el campus.
• Seguridad en el campus
• Varias oficinas administrativas están operando principalmente a distancia, con un número limitado de personal en sus oficinas para facilitar aquellas tareas presenciales que son consideradas esenciales (poniendo en práctica el distanciamiento social adecuado). Estas oficinas incluyen, pero no se limitan a: Admisión y Ayuda Financiera, Oficina de Administración, Recursos Humanos, Desarrollo Institucional, Mercadotecnia & Comunicaciones, Oficina del Presidente.
• El Centro de Bienestar Emmons estará operando a través del modelo de telesalud y teleconsejería, y será capaz de atender las necesidades de salud y bienestar de nuestros estudiantes a través de esta estructura.

Esta no es una lista exhaustiva de todas las oficinas del Colegio, y esta puede cambiar a medida que evolucionen las condiciones y/o regulaciones.

Queremos que todos los empleados sepan que consideramos su salud como una prioridad. Si tiene alguna inquietud acerca de sus condiciones de trabajo, o preguntas sobre esta política, le instamos a comunicarlas a su supervisor o a Recursos Humanos para que puedan ser atendidas.

Tenemos la intención de cumplir plenamente con cada nueva orden de salud pública proveniente de funcionarios locales y estatales con respecto al coronavirus. Estas disposiciones son esenciales para nuestra seguridad y la de la comunidad que nos rodea. Al mismo tiempo, reconocemos que estas reglas crean nuevos desafíos para todos nosotros. El compromiso de la comunidad Oxy con nuestra misión educativa, la flexibilidad y creatividad que ha demostrado, y las largas horas de trabajo que todos han puesto, incluso mientras afrontan las necesidades de sus propios hogares, familias y amigos, ha sido ejemplar e inspirador. Gracias por estar a la altura de los desafíos de un momento que ha sido abrumador para todos nosotros.

Por favor, cuídate.
Presidente Jonathan Veitch